Office Live Workspace är Windows sena svar på dokumenthantering på webben. Kanske känner du till Google-docs eller Google-groups? Med Google-docs kan du editera och lagra filer direkt på nätet. Flera personer kan arbeta i samma dokument samtidigt, vilket är en väldigt bra tanke för projektarbeten. Alla känner väl till problematiken med versionshantering som uppstår när alla gruppmedlemmar sitter med en varsin lokal version som skall fogas samman. Inkorgen tenderar ofta att snabbt bli full. Tyvärr kräver Google-docs en bra internetanslutning och ett glatt humör eftersom tjänsten ofta strular. En annan stor nackdel med Google-docs är formateringen som är bristfällig. Arbetsgången blir därför ofta att använda Google-docs som en anslagstavla för information och idéer istället för hela projektet igenom.

Google-groups löser problematiken med en full inkorg genom att dela de senaste versionerna på nätet. Gränssnittet stödjer uppladdning av filer och gruppdiskussioner. För mig har detta blivit att föredra framför Google-docs struliga editering.

Huvudproblemet är egentligen att 100 % av alla studenter och företagsanställda jobbar med Microsoft Office som skrivbordsverktyg och att Microsoft inte har erbjudit någon allmän tjänst för att jobba med dokument i projekt. För ungefär ett år sedan fick jag dock syn på betaversionen av Microsoft Office Live Workspace i samband med att jag installerade Word 2007. Det fungerade inte speciellt bra vid det tillfället så jag lät det vara. För 1 timma sedan bestämde jag mig dock för att testa Office Live Workspace igen i samband med att jag fick ett mail från Microsoft.

Här är några av de häpnadsväckande funktioner jag upptäckte och genast tänker börja använda.

Spara dina dokument direkt på nätet

Genom ditt live konto kan du nu (eller har kunnat sedan ett år tillbaka) spara dina dokument/information på nätet. Detta har framförallt en stor fördel; din information är säker. Visserligen ligger informationen på Microsofts server, vilket många kanske ogillar, men om din dator skulle gå sönder finns i alla fall dina dokument kvar. Att ha dokumenten på nätet innebär också att du kan jobba från flera olika datorer utan att behöva använda följande metoder:

• Bära med sig en USB sticka
• Maila dokument till dig själv
• Ladda upp och ner via Google-docs

Office Live Workspace fungerar ungefär som Google-docs bara att du slipper följande:

• Logga in på Google-docs
• Ladda ner din fil
• Skriva och jobba några timmar
• Ladda upp den nya filen på Google-docs
• Ta bort den gamla filen

Office Live Workspace gör allt detta, förutom ”skriva några timmar” åt dig. Du slipper all formatering och de tråkigheter som följer med Google-docs.

Office Live Workspace funkar för alla Office format, Power Point, Word och Excel.

Hur får jag Office Live Workspace?

Tro det eller ej men Office Live Workspace är, precis som Google, gratis! Allt du behöver göra är att:

• Skaffa ett Microsoft Live-id.
• Ladda ner Office Live update 1.4 till ditt Office 2003 eller 2007 (kommer med 2010 direkt). När du har laddat ner detta kan du spara och hämta dokument till Office Live Workspace genom din Office meny.

Hantera dina Office Live dokument

När du har skaffat ditt Microsoft Live-id går du till ditt Office Live Workspace genom att skriva följande sökväg:

• http://workspace.office.live.com/#<Microsoft-live-id> eller http://<Microsoft-live-id>.workspace.office.live.com

Se till att byt ut <Microsoft-live-id> mot ditt Live-id.

Väl i ditt Office Live Workspace kan du hantera dina dokument. Du kan till exempel spara, visa, gruppera i mappar och dela med grupper. Något som inte är möjligt är att editera dina dokument på Webben. Detta måste du än så länge göra lokalt i din Office-version på datorn. För dig som har Office 2010 finns dock lösningen redan nu; Sky Drive.

Det fina med Office Live Workspace är gruppdelningsfunktionen. Du väljer att visa vissa mappar av ditt Workspace med de personer som är delaktiga i projektet. Precis som i Google-groups kan du kommentera och ha diskussioner med din grupp. Till skillnad från Groogle-groups hanterar du alla dina filer och grupper på samma ställe, i ditt Workspace, istället för att ha en portal för varje grupp!

Office Sky Drive

För dig som har Office 2010 kan du redan nu redigera dina dokument på nätet, precis som i Google-docs. Du använder då något som heter Office Web Apps. Fråga är hur bra detta är? Jag har tyvärr inte testat eftersom jag har 2007 versionen av Office. Med Office Sky Drive är tanken att du ska ha ditt Office-skrivbord på nätet. Idag finns 25 GB lagringsutrymme att använda, vilket är mycket mer än de 100 MB som Google-groups erbjuder.

Nackdelar

Än så länge är Office Live Workspace bara i betaversion. På min dator är tjänsten lite slö eftersom jag har dålig internetanslutning. Sparar jag ett dokument med lite bilder i (1MB) tar det ca 1 minut innan dokumentet ligger sparat på webben. En annan nackdel är att många inte känner till tjänsten samt att den kräver en Office-installation. Detta upprör givetvis den minoritet som inte använder Office. Men för er finns ju Google-docs fortfarande kvar.

Med största sannolikhet bör Office Live Workspace konkurrera ut Google-docs och Google-groups så fort tjänsten släpps ur sin betaversion och folk börjar använda den. Microsoft äger marknaden för dokumenthantering. Open Office eller LaTeX är gratis och helt okej, speciellt om jag pratar med mina kollegor inom Computer Science.  Men faktum är att om du vara seriös inom dokumenthantering så finns det bara en programvara som gäller och det är Microsoft Office för Windows.